Penerapan TIK dalam Komunikasi Bisnis - Tugas Individu

PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI
DALAM KOMUNIKASI BISNIS

Pendahuluan

Ekonomi adalah bidang kehidupan paling fundamental dari kehidupan umat manusia. Hanya saja ekonomi tanpa “penyanding” hanya akan jadi bidang yang semu, tak menarik perhatian Teknologi di kalangan bisnis kota masih sebatas berfungsi sekedar pelengkap kerja dan bantuan komunikasi/informasi. Hanya satu dua jenis bisnis yang benar-benar bergantung dan pelakunya mempercayai internet dan telepon sebagai pilar utama kelangsungan bisnis.

Dengan berkembangnya teknologi informasi yang murah dan tersedia di mana-mana akan menurunkan biaya operasional perusahaan (efisiensi). Dalam kaitannya dengan kehidupan modern, dimana hubungan antara komunikasi bisnis dengan teknologi merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan sama sekali. Dimana teknologi informasi memiliki keterkaitan dengan komunikasi, baik itu dalam komunikasi lisan maupun tulisan. Perkembangan teknologi informasi sangat bermanfaat dalam penyampaian komunikasi. Perkembangan penyampaian pesan, dengan adanya surat kemudian beralih menjadi email ataupun dari berbicara berhadapan langsung kemudian lahirnya telepon dan terakhir teknologi VOIP dapat memudahkan seseorang untuk berkomunikasi secara bisnis tidak hanya berhadapan langsung tetapi juga bisa berinteraksi secara interaktif secara anonim (tidak berhadapan langsung dan berbeda dalam segi geografis).

Dalam perkembangannya, ilmu pengetahuan, teknologi, dan budaya telah bercapur aduk dalam satu kesatuan. Dimana manusia tidak dapat hidup tanpa adanya teknologi, dan teknologi pula yang membentuk kebudayaan.

Dalam kaitannya dengan komunikasi bisnis dan teknologi bahwa para pelaku bisnis di era teknologi modern harus mampu menangkap esensi hubungan. Tanpa kemampuan dan kejernihan melihat realitas itu niscaya gerak bisnis, baik gerak perusahaan maupun gerak kepemimpinan dan inisiatif tidak akan mencapai sasaran. Paling-paling berjalan tanpa arah tujuan.

Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi.

Selain itu, komunikasi menurut Everett M. Rogers (2004), merupakan suatu proses di mana dua orang atau lebih melakukan pertukaran informasi terhadap satu sama lain, yang pada gilirannya akan tiba kepada saling pengertian

Ada lima komponen penting untuk diperhatikan dalam proses komunikasi menurut David K. Berlo (2004), yaitu :

Pengirim pesan (sebagai pengirim informasi/pesan/gagasan, sering juga disebut komunikator, source, sender, atau encoder)

Pesan yang dikirimkan (sesuatu berupa pengetahuan, hiburan, informasi, nasehat, atau propaganda yang disampaikan pengirim kepada penerima, sering juga disebut message, content atau information)

Bagaimana pesan tersebut disampaikan (saluran komunikasi terdiri atas komunikasi (lisan, tertulis dan elektronik), media (alat atau sarana yang digunakan memindahkan pesan)-media cetak dan media elektronik, sering disebut dengan delivery channel)

Penerima pesan (pihak yang menjadi sasaran pesan, sering disebut khalayak, sasaran, komunikan, audiens atau receiver)

Umpan balik (respon atau reaksi yang diberikan oleh penerima, dapat berupa data, pendapat, komentator atau saran, atau pengaruh atau adanya perbedaan antara apa yang dipikirkan, dirasakan dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah menerima pesan, dapat dalam bentuk pengetahuan, sikap dan perilaku)

Komunikasi akan efektif apabila terjadi pemahaman yang sama dan merangsang pihak lain untuk berpikir atau melakukan sesuatu. Juga akan membantu mengantisipasi masalah, membuat keputusan yang tepat, dapat mengkoordinasikan aliran kerja, mengawasi orang lain, dan mengembangkan berbagai hubungan. Faktor -faktor yang mempengaruhi Komunikasi Efektif, yaitu Kredibilitas (bagian dari kepercayaan, ini dapat muncul melalui keahlian dan status sosial) dan daya tarik komunikator (karena dikagumi dan disenangi misal: artis), Kemampuan pesan untuk membangkitkan tanggapan (karena menarik perhatian –dirancang dengan format yang baik-pilihan kata yang tepat-waktu dan media yang tepat), Kemampuan komunikan untuk menerima dan memahami pesan (mampu memahami pesan, sadar akan kebutuhan dan kepentingan, mampu mengambil suatu keputusan sesuai kebutuhan dan kepentingan, secara fisik dan mental mampu menerima pesan)

Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi. Tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat. Dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarchies antara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang / level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

Dalam proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :

Completeness (Lengkap)
Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan

Conciseness (Singkat)

Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetap menonjolkan gagasannya

Consideration (Pertimbangan)
Penyampaian pesan, hendaknya menerapkan empati dengan mempertimbangkan dan mengutamakan penerima pesan

Concreteness (Konkrit)
Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gambalang, pasti dan jelas

Clarity (Kejelasan)
Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.

Courtessy (Kesopanan)
Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baik dalam komunikasi bisnis

Correctness (ketelitian)
Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca dan ejaan dengan benar (formal atau resmi)

Jika kita melihat bisnis dan komunikasi sebagai sama-sama suatu proses sosial, kita akan sampai pada kesimpulan bahwa komunikasi adalah bisnis dan, sebaliknya, bisnis adalah komunikasi. Artinya, pada tingkatan gejala (fenomena]), antara komunikasi dan bisnis merupakan gejala yang terintegrasi. Tidak bisa dipisah-pisahkan. Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan melakukan proses produksi, dimana dalam melakukan kegiatannya proses integrasi tersebut terjadi karena :

Dalam komunikasi, yang diproduksi dinamakan informasi; sedangkan dalam bisnis, yang diproduksi adalah barang dan jasa. Dalam konteks tertentu, informasi juga termasuk barang dan jasa. Misalnya : informasi lewat surat kabar, majalah, televisi, dan lain sebagainya.

Kemudian, bisnis dan komunikasi menyampaikan produk tsb kepada pihak lain. Dalam komunikasi, pihak lain bisa disebut communicator, audience, destination, dst. Sementara dalam kegiatan bisnis pihak lain sering disebut konsumen, klien, buyer, dan lain sebagainya.
Komunikasi dan bisnis sama-sama menimbulkan reaksi tertentu dan mempunyai hambatan-hambatan yang spesifik.

Teknologi Informasi dan Komunikasi

Bisnis adalah informasi, dan informasi adalah bisnis. Memang dewasa ini seorang pimpinan puncak organisasi bisnis apapun tidak cukup hanya memahami soal keuangan, SDM dan pemasaran. Ada pilar pemahaman dengan bobot yang sama yaitu soal teknologi informasi komunikasi. Prakteknya, pimpinan puncak merumuskan apa yang ia kehendaki, lalu panggil manajer/direktur IT untuk berdiskusi secara intens tentang solusi dan keterbatasan teknologi saat ini dan bagaimana tren teknologi ke depan. Untuk memudahkan pemahaman, apa saja yang dapat dilakukan dengan teknologi informasi komunikasi dalam suatu proses bisnis, semuanya dapat dipetakan menjadi :

Otomatisasi. Dapat mengoptimalkan jumlah sumber daya manusia dalam sebuah proses pekerjaan yang rutin dan berulang-berulang. Aplikasinya sering dijumpai pada lingkup perusahaan industri manufacturing.

Informasi dan Analisis. Memudahkan proses analisa pengambilan keputusan, karena pengolahan data computer akan menghasilkan informasi yang menyajikan berbagai opsi pengambilan keputusan. Dengan program spreadsheet, hasil pengolahan dari database perusahaan secara mudah dapat dianalisa dan dibuat simulasinya.

Penelusuran (Tracking). Mempermudah pemantauan status sebuah objek berikut prosesnya.
Menghjilangkan kendala geografis. Melalui jaringan computer yang menghubungkan baik internal maupun eksternal perusahaan, koordinasi komunikasi dan integrasi perusahaan dapat dilakukan lebih cepat dan lebih efisien.

Disintermediasi. Komputerisasi dan jaringan computer mampu menghilangkan mata rantai suatu proses yang secara logis tidak diperlukan lagi.

Sekuensial dan Paralel. Urutan sebuah proses bisnis dapat diubah secara lebih fleksibel. Begitu pula proses kerja yang sebelumnya berurutan dapat dibuat menjadi paralel.

Aset Intelektual. Teknologi memudahkan proses perekaman dan distribusi asset intelektual sumber daya manusia organisasi. Memasuki era knowledge worker saat ini, teknologi sangat membantu meningkatkan nilai dari knowledge capital organisasi.

Dari uraian di atas, jelas bahwa diperlukan kemampuan analisa, power dan keputusan strategis yang tidak mungkin dibuat oleh seorang manajer/direktur di lapisan middle management. Levelnya sudah harus top level management. Keterbukaan akses informasi makin memberi ruang untuk memilih produk informasi dan teknologi, tetapi inti kemampuan solusinya adalah sama dengan produk sebelumnya. Ketelitian dalam mengkaji produk teknologi khususnya bagi sebuah solusi bisnis makin diperlukan di era informasi ini. Efisiensi dalam penerapan komputerisasi dalam dunia bisnis memungkinkan untuk meningkatkan business benefit, dimana pengguna teknologi informasi dan komunikasi tidak hanya mengedepankan teknologi terkini tetapi juga bagaimana teknologi tersebut bisa membawa perusahaan ke arah kemajuan yang berarti. Untuk itu diperlukan adanya evaluasi secara periodic, yang meliputi kepada Evaluasi kualitatif dan kuantitatif dilakukan dengan terus meng-update informasi tentang berbagai teknologi dan metode baru dalam sistem informasi.

Esensinya adalah dengan satu data yang sama, dapat dimanfaatkan untuk kepentingan internal hingga memberi kenyamanan bagi pelanggan. Contohnya dalah penggunaan ATM di perbankan untuk memberi kenyamanan dan kemudahan bagi pelanggan, penerapan e-ticket (tiket elektronik) oleh banyak maskapai penerbangan didasari bahwa faktor utama berupa kepraktisan pemesanan tiket sejak booking hingga mendapatkan boarding pass, dan penggunaan sistem Mobile Data Terminal (MDT) yang dipergunakan oleh perusahaan taksi, dimana secara real time tentunya perusahaan dapat memantau berapa pelanggan saat itu, unit yang beroperasi dan kecepatan layanan dapat dirasakan oleh pelanggan.

Persoalan Teknologi Informasi dan Komunikasi tersebut bukan hanya masalah teknologi sebagai alat semata, tetapi sudah sebagai partner, sebagai penggerak di dalam meningkatkan proses kehidupan. Menurut Suhono Harso Supangkat (Ketua Kelompok Keilmiahan Teknologi Informasi ITB), Teknologi Informasi dan Komunikasi merupakan alat penggerak proses kehidupan akan saling berhubungan antara satu bidang dengan bidang yang lain atau satu sektor dengan sektor lainnya, dan tidak bisa dipandang hanya sebagai suatu infrastruktur atau sarana sederhana, tetapi bisa dijadikankan sebagai suatu national single window. Untuk itu, diperlukan suatu upaya mensinergikan antara government proses dan bussines proses, sehingga menjadikannya sebagai paradigma baru bahwa dengan Teknologi Informasi dan Komunikasi, bisnis dan government proses adalah satu kesatuan. Selain itu, juga diperlukan adanya peran Chief Informations Officers atau CIO dan pendukung lainnya, sehingga akhirnya TIK tersebut bisa membantu sebagai alat transformer, untuk menggabungkan antara teknologi dan bisnis, teknologi dan pemerintah, dan teknologi dengan organisasi.

Telepon Sebagai Media Komunikasi Bisnis

Pada awalnya penggunaan teknologi informasi pertama yang dilakukan dalam kegiatan komunikasi bisnis adalah dengan melakukan transaksi melalui telepon. Dimana dengan menggunakan perangkat tersebut pengguna bisa menyampaikan informasi dan memperoleh feedback (komunikasi dua arah) sehingga dapat memperoleh informasi yang diinginkan baik dari pengirim (sender) dan penerima (receiver) dalam menjalankan bisnisnya. Dilain pihak, dengan adanya perkembangan jaman dimana telepon memgang peranan penting dalam menjalankan kegiatan bisnis dimana penyampaian komunikasi sangat berguna dalam kegiatan Marketing maupun layanan Customer Service (Call Center).

Telepon, jika dimanfaatkan dengan baik, mampu menjadi perangkat penjualan yang baik. Telepon bisa digunakan untuk menghasilkan penjulan, memprospek, dan mendukung tenaga penjualan. Supaya menjadi efektif, maka sangat penting untuk mempersiapkan panggilan, menargerkan prospek yang tepat, dan menyiapkan struktur bahan percakapan. Telepon bisa digunakan untuk menjula item yang bernilai rendah ataupun pesanan yang dengan pembelian yang berulang. Namun dalam scenario penjualan, biasanya telepon adalah bagian dari proses, antara lain memfollow-up pelanggan, atau memprospek calon pelanggan.

Selain itu juga, telepon digunakan sebagai alat ukur panggilan untuk memperoleh efektivitas dan produkstivitas pelanggan dalam menyampaikan informasi pelanggan terhadap produk atau jasa yang digunakan. Data mempunyai peranan penting dalam mengelola pelanggan. Informasi yang tepat melalui pelanggan akan mampu memberikan gambaran tepat pada kita akan tindakan yang harus diambil dalam menangani berbagai tipe pelanggan. Di call center misalnya, sudah disediakan teknologi yang sudah mampu merekam seluruh interaksi antara petugas dan pelanggan. Sehingga hal tersebut bisa digunakan sebagai pengukur kinerja dan perangkat dalam memberikan feedback.

Internet

Secara harfiah, pengertian internet adalah jaringan satu kelompok komputer yang saling dihubungkan sehingga semuanya dapat berbagi informasi, jaringan ini dapat terletak di suatu gedung ataupun tempat tertentu (local area network/LAN), sedangkan jaringan lain menghubungkan komputer yang berada di tempat yang jauh atau disebut wide area network (WAN’s). Internet merupakan jaringan yang besar yang ada di dunia yang saling terhubung secara elektronik (juga dikenal sebagai server).

Sejak mulai ditemukan teknologi internet pada tahun 1969, internet dengan dunia mayanya mengalami perkembangan yang sangat cepat hingga berdampak pada kegiatan bisnis yang melakukan penggunaan situs sebagai sarana komunikasi pemasaran yang efektif. Jumlah pengguna Internet di seluruh dunia diperkirakan sekitar 33 juta orang – dan kondisi ini merupakan potensi pasar yang luar biasa Para pengguna Internet percaya akan spirit / jiwa “kerjasama” (cooperation) yang kuat diantara sesama pengguna maupun operator jaringan yang akhirnya mampu mengatasi berbagai kendala yang ada. Kerjasama dilakukan melampaui batas-batas / dimensi konvensional yang banyak menghambat saat ini seperti dimensi ruang, dimensi waktu, dimensi birokrasi / struktur, batas negara sehingga membawa kegiatan komunikasi pemasaran yang efektif dan cepat, sehingga dapat dikatakan bahwa efisiensi merupakan kata kunci dalam penggunaan internet.

Dengan penggunaan yang efektif dalam melakukan komunikasi bisnis di Internet dapat mendorong terciptanya transakasi jarak jauh dan saluran ini merupakan bentuk lain yang lebih hemat-biaya dengan menggabungkan dari mailorder dan transaksi melalui telepon. Kemudahan-kemudahan yang dimiliki oleh jaringan internet, anatara lain :
Internet sebagai jaringan publik yang sangat besar (huge/widespread network), layaknya yang dimilki oleh suatu jaringan publik elektronik, yaitu murah, cepat, dan kemudahan akses.
Menggunakan electronic data sebagai media penyampaian pesan/data sehingga dapat dilakukan pengiriman dan penerimaan informasi secara mudah dan ringkas, baik dalam bentuk data elektronik analog maupun digital.

Penggunaan iklan melalui pemasangan baner di halaman muka web, email penawaran sudah sangat banyak dan spam yang menjadi inbox yang masuk pada pengunjung mengakibatkan kejenuhan dari pengguna Internet untuk masuk dalam sebuah web komersial dan akhirnya berdampak pada ketidak efektifan dari kegiatan komunikasi pemasaran yang dijalanakan. Viral atau kegiatan komuniaksi bisnis melalui teknik viral adalah salah satu solusi yang tepat dan mulai banyak diterapkan oleh para pemgelola bisnis di dunia maya saat ini. Viral merupakan sebuah kegiatan komunikasi bisnis di dunia maya dengan memanfaatkan e-voucher atau kupon elektronik yang dapat memberikan kontribusi besar terhadap kelangsungan kegiatan busnies communication :

Dapat memperkenalkan jenis bisnis ataupun produk terhadap pengunjung situs.
Menarik pengguna internet untuk masuk ke situs web kita untuk mendapatkan diskon dan akan merasa rugi apabila tidak di manfaatkan.
Sebagai pengingat bagi calon pembeli.
Menambah daftar e-mail/database pelanggan dan calon pelanggan potensial.
Meningkatkan penjualan dan repeat order.
Dapat berfungsi sebagai strategi komunikasi lisan.
Meningkatkan loyalitas dan perhatian pelanggan.
Biaya lebih murah karena dalam bentuk digital.
Ketepatan dalam mendapatkan target pasar.

Selain kegiatan komunikasi bisnis di internet seperti di atas ada juga kegiatan yang sangat efektif dan dapat memberikan komunikasi dua arah. Web blog, inilah salah satu alat komunikasi bisnis yang sangat diminati saat ini, web blog atau bloger adalah sebuah sub-situs yang di hyperlink sehingga dapat memberikan ruang khusus bagi para pengguna Internet maupun konsumen melakukan komunikasi bisnis melalui Internet. Dalam kegiatan komunikasi bisnis dengan media ini, konsumen di ajak untuk memberikan pernyataan, pertanyaan ataupun ide yang bersangkutan dengan kegiatan e-bussines kita. Selain itu juga, kegiatan komunikasi bisnis saat ini sudah jauh bergerak hingga memunculkan banyak ragam tool yang dapat digunakan seperti halnya organic search advertising, ad words advertising, contextual promotion, ppc, behavioral advertising, Rss, pendistribusian press release on-line yang bisa dijadikan news feed bagi para jurnalis dan bentuk komunikasi bisnis lainnya.

Kelebihan Internet adalah pada jangkauan globalnya, kecepatannya, relatif murahnya (yaitu ditinjau dari jangkauan global dan kecepatannya dibandingkan jika menggunakan saluran konvensional lainnya), dan jangkauan massalnya. Namun juga sekaligus kebolehan ini menjadi keterbatasannya, karena pengguna Internet akan sangat bergantung pada ketersediaan jaringan telepon yang andal dan adanya perangkat komputer. Tetapi bila sebaliknya kedua teknologi ini dapat dianggap sebagai kecenderungan masa depan masyarakat (semakin murah, semakin tersedia dimana-mana, semakin mudah dipergunakan), maka kesimpulannya menjadi lebih positif: Internet akan menjadi saluran komunikasi yang dominan di masyarakat saat ini dan mendatang. Dengan demikian, kegiatan masyarakat apapun, termasuk dan terutama komunikasi bisnis, tak akan dapat dipisahkan dan karakteristiknya akan ditentukan oleh bagaimana mengintegrasikan teknologi internet ini ke dalamnya dan dukungan dari tindakan kegiatan komunikasi yang tepat.

E-Commerce

Secara umum, terdapat beberapa definisi mengenai pengertian e-commerce, yaitu :
Menurut Nofie Iman :
E-commerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan/perniagaan barang atau jasa (trade of goods or service) dengan menggunakan media elektronik. Sehingga dapat dikatakan bahwa kegiatan perniagaan merupakan bagian dari kegiatan bisnis (e-commerce is a part of e-bussines).

Menurut David Baum :
Electronic Commerce (e-commerce) merupakan suatu set dinamis teknologi, aplikasi dan proses bisnis yang menghubungkan perusahaan, konsumen dan komunitas melalui transaksi elektronik dan perdagangan barang, pelayanan dan informasi yang dilakukan secara elektronik.

Kalakota dan Whinston (1997) mendefinisikan e-commerce dari beberapa perspektif berikut :
Perspektif Komunikasi : e-commerce merupakan pengiriman indormasi, produk/layanan, atau pembayaran melalui lini telepon, jaringan computer atau sarana eletronik lainnya.

Perspektif Proses Bisnis : e-commerce merupakan aplikasi teknologi menuju otomisasi transaksi dan aliran kerja perusahaan.
Perspektif Layanan : e-commerce merupakan salah satu alat yang memenuh keinginan perusahaan, konsumen dan manajemen dalam memangkas service cost ketika meningkatkan mutu barang dan kecepatan pelayanan.
Perspektif Online : e-commerce berkaitan dengan kapasitas jual beli produk dan informasi di internet dan jasa online lainnya.

Implementasi e-commerce pada dunia industri yang penerapannya semakin luas tidak hanya mengubah suasana kompetisi menjadi semakin dinamis dan global, namun telah membentuk suatu masyarakat tersendiri yang dinamakan Komunitas Bisnis Elektronik (Electronic Business Community). Komunitas ini memanfaatkan cyberspace sebagai tempat bertemu, berkomunikasi dan berkoordinasi secara intens memanfaatkan media dan infrastruktur telekomunikasi dan teknologi informasi dalam menjalankan kehidupan sehari-harinya.

Penggunaan layanan electronic commerce (e-commerce) dimaksudkan untuk memberikan kemudahan pelayanan kepada konsumen dimana pun konsumen tersebut berada. Dengan adanya layanan e-commerce ini maka pelanggan dapat mengakses serta melakukan pesanan dari berbagai tempat. Dengan adanya era teknologi yang canggih saat ini para pelanggan yang ingin mengakses e-commerce tidak harus berada di suatu tempat, hanya dengan menggunakan laptop/notebook ataupun dengan Personal Digital Assistant (PDA) maka dapat menggunakan fasilitas internet yang tersedia dengan menggunakan teknologi wifi, baik itu di rumah maupun di luar rumah.

Transaksi e-commerce memiliki karakteristik yang sangat khusus, berbeda dengan transaksi tradisional, yaitu :
Transaksi tanpa batas
Transaksi anonim
Produk digital dan non digital
Produk barang tak berwujud

Mekanisme transaksi elektronik dengan e-commerce dimulai dengan adanya penawaran suatu produk tertentu oleh suatu penjual (online shop) yang biasanya mudah dicari melalui website internet (contoh : www.amazone.com, www.bhineka.com, www.ebay.com). Apabila konsumen hendak membeli barang/jasa yang diinginkan maka konsumen tersebut akan mengisi mail order yang telah disediakan oleh pihak penjual tersebut. Cara pembayaran (transaksi) dapat dilakukan dengan cara melalui pembayaran (transaksi) model ATM, melalui lembaga pembiayaan seperti VISA atau MASTERCARD, dan pembayaran langsung antara kedua pihak tanpa perantara. Selanjutnya, apabila proses transaksi telah disetujui maka proses selanjutnya adalah pengiriman barang. Untuk produk yang berbentuk barang/produk berwujud, maka pengiriman dilakukan melalui pengiriman biasa (diantar ke tempat tujuan). Sedangkan, untuk barang-barang yang tidak berwujud, seperti jasa, software atau produk digital lainnya maka pengiriman biasanya dilakukan melalui proses download.

Bagi dunia usaha, penggunaan e-commerce mutlak diperlukan dewasa ini. Dimana penggunaan teknologi, khususnya internet, menjadi suatu kebutuhan yang tidak bisa ditawar lagi sebagai alat untuk dapat meningkatkan keuntungan (profit). Tetapi perlu diperhatikan pula bahwa penggunaan internet sebagai sarana pembentukan online shop perlu memperhatikan kepada :
Masalah Kepecayaan. Diperlukan adanya informasi yang benar-benar membantu konsumen untuk mengetahui produk/jasa apa yang dijual oleh online shop (pihak penjual), sehingga konsumen tidak merasa terpedaya ketika menggunakan jasa pihak penjual tersebut. Informasi yang bisa diberikan dapat berupa info barang dan mencantumkan alamat dan nomor telepon toko di website.

Informasi barang/jasa yang hendak dijual. Bisa dalam bentuk foto, ukuran produk, sejarah produk, jumlah produk/jasa yang tersedia (inventory), dan kinerja produk/jasa tersebut.
Harga yang kompetitif
Pengiriman yang cepat dan murah
Pengemasan (packaging)
Alternatif pembayaran
Adanya telepon bebas pulsa yang dengan mudah bisa dihubungi atau customer service (layanan call center)
Adanya keterangan update mulai dari pemesanan sampai dengan pengiriman
Komersialisasi situs web. Memperhatikan sumber dana untuk penggunaan hosting dan domain, dimana bisa memasukkan banner iklan dari produk yang dijual.

Web Blog (Bloger)

Blog merupakan suatu bentuk sub situs atau salah satu bagian dari internet yang dapat digunakan untuk berkomunikasi baik individual maupun bisnis lewat internet. Dimana bentuk komunikasi tersebut berbeda dengan bentuk komunikasi internet lainnya, blog menawarkon komunikasi secara interaktif, efektif, dan murah bagi siapa saja. Menurut Steven Streight (2004), blog dideskripsikan sebagai sebuah landasan komunikasi, konektivitas, dan interaktivitas yang memungkinkan para pengguna yang tidak memiliki keahlian HTML dengan cepat dan mudah menerbitkan web untuk pemirsa secara umum; menjadi pendemokrasian dari penerbitan isi web, kebangkitan yang revolusioner dari akses bersama ke internet content. Dengan kata lain bahwa blog serupa “situs web tipis” yang tetap memiliki kekuatan sebagai mana web, namun sang pengguna awam bisa mengetahui dan menggunakan secara teknis.

Adanya komunikasi dua arah, antara pemberi informasi dengan penerima informasi yang berbeda dimana pemberi informasi harus memperhatikan kepada pemberian dan menunjukkan arah informasi yang benar-benar bermanfaat bagi para pembaca. Keaktifan berinteraksi antara blogger dan pembaca membuat adanya pengayaan ulasan-ulasan informasi atau pendapat-pendapat yang muncul sehingga mampu untuk merespon setiap bacaan (informasi) yang muncul.

Dalam kegiatan komunikasi bisnis dengan media ini, para pembaca di ajak untuk memberikan pernyataan, pertanyaan ataupun ide yang bersangkutan dengan informasi yang diberikan. Bloger sangat berbeda dengan e-mail dimana blog secara khusus merangsang para pembaca untuk secara aktif sebagai media ekspresi yang dapat dibagikan (sharing) kepada orang lain.

E-mail

E-mail adalah mekanisme komunikasi yang merupakan bagian dari ragam bahasa tulisan dengan menggunakan jaringan internet sebagai media distribusinya. Dalam perkembangannya, e-mail manjadi salah satu pengirim pesan yang murah (efisiensi biaya) dan cepat dalam mengirimkan informasi dibandingkan dengan pengiriman lewat surat dan SMS (Short Message Service) yang memiliki keterbatasan dalam kapasitas pengiriman maupun jaringan distribusi pengiriman.

Bahasan penggunaan e-mail sebagai mekanisme berkomunikasi bagi massa memang tidak seluas bahasan penggunaan bahasa lisan seperti saat kita berbicara dengan rekan kerja. Tetapi secara tidak langsung e-mail mempengaruhi terhadap gay abaca dan ragam penulisan. Hal ini bisa terlihat dari semakin banyaknya orang yang bergabung dalam milis-milis tertentu dimana penggunaan email merupakan salah satu cara dalam penyampaikan pesan dalam bentuk tertulis. Kekurangan yang ada dalam e-mail adalah ketidaktersediaannya dalam interaksi antar pemakai seperti yang ada pada Instant Massaging, VoIP (Voice Over Internet Protocol), maupun Blog.

Perusahaan mana pun pasti merasa salah satu aset penting perusahaan adalah informasi, dan pada saat informasi tersebut dapat dipertukarkan dengan mudah seperti melalui e-mail, maka e-mail tak terelakkan lagi menjadi perangkat komunikasi esensial bagi perusahaan yang patut diperhatikan, terutama dari sisi quality of services dan ketersediaannya.

Kebutuhan e-mail server beserta kelengkapannya mendorong beberapa perusahaan perangkat lunak seperti Microsoft mengembangkan produk perangkat lunak e-mail server yang lebih dikenal dengan nama Exchange Server. Exchange Server berusaha menghadirkan solusi pengolaan e-mail yang terpusat, mudah digunakan, efektif dalam penyampaian, dan tentunya diharapkan dapat menekan biaya perusahaan dalam komunikasi bisnis. Fitur-fitur yang dikeluarkan oleh produk ini adalah Exchange ActiveSync, Outlook Web Access, Web Ready Document Viewing, dan Outlook auto-discover. Selain tiu juga, Microsoft mengembangkan platform yang disebut Unified Communication Patform. Ide dasar Unified Communication ialah bagaimana menjembatani kolaborasi yang efektif melalui teknologi komunikasi yang beragam untuk dapat berintegrasi dan berkomunikasi. Unified Communication memfokuskan pada integrasi jenis komunikasi yang umum dilakukan oleh masyarakat pada saat ini, yakni mengintegrasikan komunikasi e-mail, data, video, instant messaging, web conferencing, dan juga teknologi legacy lainnya yang telah menjadi bagian esensial dalam komunikasi bisnis seperti faksimile dan telepon.

Kesimpulan

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi membuat suatu perubahan yang berarti (evolusi) bagi perkembangan dan pertumbuhan bisnis suatu perusahaan. Dimana dengan mengikuti arah teknologi sekarang ini maka bisa memungkinkan bagi perusahaan untuk dapat memudahkan arus proses komunikasi, baik itu dalam kegiatan marketing, operasi, SDM, dan lain sebagainya dimana dalam kegiatan yang terjadi diintegrasikan kedalam suatu proses teknologi yang dapat memudahkan bagi puncak pimpinan (CEO) untuk segera mengambil keputusan.

Salah satu faktor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yaitu adanya proses integrasi informasi menyangkut ketersediaan komunikasi data yang tepat guna. Penyampaian informasi dalam berbagai bentuk, seperti email, internet, web blog, surat, atau pun yang lainnya merupakan salah satu faktor keberhasilan dalam berkomunikasi, dimana peranan teknologi memegang peranan yang sangat penting sat ini.
Persaingan bisnis yang sangat keras memerlukan pemilihan strategi teknologi informasi yang sesuai dengan tujuan dan kegiatan perusahaan. Semua perusahaan tentunya menginginkan informasi yang didapat sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dimana informasi tersebut sangatlah actual, cepat, dan memberikan manfaat akan kondisi yang sedang dihadapi.

Dengan adanya perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi dapat memungkinkan bagi perusahaan maupun bagi individu untuk memperoleh inspirasi ataupun inovasi yang berkaitan dengan komuniasi binis yang dapat membantu perkembangan diri sendiri, dan khususnya bagi perkembangan bisnis perusahaan yang sedang dijalankan berdasarkan kepada informasi-informasi yang beredar baik di media massa maupun di internet.

REFERENSI

http://faculty.petra.ac.id/ido/courses/kombis.htm - SAP Komunikasi Bisnis
http://faculty.petra.ac.id/ido/courses/komunikasi_bisnis.htm - Portalido : Matakuliah Komunikasi Bisnis
purpl3.wordpress.com/2008/02/29/13/komunikasi_bisnis_dalam_prakteknya.html
komunikasibisnis.blogspot.com/2007/08/tantangan-kompetensi-komunikasi-bisnis.html
http://one.indoskripsi.co.id/komunikasi_bisnis.htm
http://www.sinarharapan.co.id/berita/0709/20/opi01.html. bisnis dan kesadaran pemanfaatan teknologi, Siti Nur Aryani
http://suarasurabaya.net, 15 Maret 2007, Lendy Widayana, Menerapkan Teknologi Informasi Secara Efektif (1)
http://suarasurabaya.Net, 27 Maret 2007, Lendy Widayana, Menerapkan Teknologi Informasi Secara Efektif (2)
http://suarasurabaya.Net, 11 April 2007, Lendy Widayana, Menerapkan Teknologi Informasi Secara Efektif (3)
http://depkominfo.go.id, TIK Belum Digunakan Secara Optimal.
http://vibiznews.com, Memanfaatkan penjualan via telepon secara optimal.
http://wikipedia.org/internet
http://www.pikiran-rakyat.com/cetak/2006/122006/14/cakrawala/lainnya03.htm. ”Cyber global” dan komunikasi bisnis, Siti Nur Aryani
Wahyu N. Setiawan, Internet Dalam Komunikasi Bisnis, Universitas Sebelas Maret, Surakarta, 2008.
http://suarasurabaya.net, 27 Desember 2007, Lendy Widayana, Ekonomi Baru Internet (1). Dibangun dari Semangat Sharing dan Kolaboratif
Nofie Iman, Mengenal E-Commerce, www.nofieiman.com
Luciana Spica Alminia, Lidia Robahi, Penerapan E-Commerce Sebagai Upaya Meningkatkan Persaingan Bisnis Perusahaan, STIE Perbanas, Surabaya, 2007
http://www.pikiran-rakyat.co.id/cetak/2007/112007/08/cakrawala/lainnya03.htm. “Blog Marketing” Sebuah Potensi, Siti Nur Aryani
http://Antaranews.com. Microsoft Luncurkan Komunikasi via Internet.
http://Kompas.co.id. Tren Telekomunikasi Ketika “E-mail” Menjadi Nafas Komunikasi
www.swa.co.id/primer/swadigital/infoproduk/details.php. Microsoft Tawarkan Teknologi Unified Communications.
www.beritanet.com/search.php?text=artikel%20komunikasi%20bisnis. E-mail As Business
Indikator Teknologi Informasi dan Komunikasi, P3TIE-BPPT, 2001
Prima Dewi Purnamasari, Riri Fitri Sari, Perspektif Bisnis dan Masalah Pemanfaatan Teknologi Wi-Fi sebagai Sarana Komunikasi dan Pendidikan Di Indonesia, Departemen Elektro Fakultas Teknik Universitas Indonesia
Courtland L. Bovee, Business Communication Essentials, Prentice Hall, 2004.